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母が脚を骨折して入院をしたのですが、リハビリの先生に退院後は押し車で外出する方が安全だと言われました。しかし母の住んでいるところは階段しかないマンションの2階なので、母が退院するまでに引越をすることになりました。条件は1階かエレベーターのあるマンションです。妹は母の部屋の隣に住んでいましたが、今まで通り母が行き来するためには、妹も同じように1階かエレベーターのある部屋に住む必要があり、母と妹、ふたり一度に引越することになりました。母の退院までには時間がなく、部屋を探すのに苦労しましたが、不動産屋さんに力もあり何とか、ふたりとも良い部屋がみつかりました。でも安心したのも束の間で、妹の方は自分でできますが、母は入院中なので、私たちが荷物をまとめることになります。引越は何度もしているので自分の荷物をまとめるのは慣れていますが、人の荷物となると勝手が違います。部屋の間取りも広さも変わるので捨てる荷物も当然出てきますが、どれが必要でどれが要らないものかというのは本人でないとわからないものなので判断が難しく、かなり時間がかかってしまっています。なので、もう1ヵ月もないのに、まだ引越の業者も決まっていない状態です。あるていど持って行く荷物を決めないと見積もりもしてもらえないので焦っています。それに引越の日が決まらないと電気やガスの手続きもできないし、役所や郵便局の住所変更もできないし、やることは多いのに何も進まないので、余計に焦ります。

事務所移転の予定が入れば、次にやることといえば、荷物の整理です。新しい事務所に荷物を持っていかなければならないため、書類整理などを行うことになります。事務所移転を専門とする業者に、荷物整理を頼む手もありますが、機密書類が含まれている場合がありますので、低コストで選んだ引越し業者に荷物・書類管理まで依頼することに抵抗が生まれるのも理解できます。せっかく荷物整理で触れる書類を、新しい事務所に持ち込む前に、データ化させるという方法があります。一度データ化してしまえば、次回の事務所移転時、同じように書類の整理に悩む必要はなくなります。また、事務所移転では、通常よりも業務がゆったりと進められることが多いので、通常ならデータ化をする暇なく書類を利用していても、移転時こそ絶好のデータ化の機会になります。事務所移転を行うと同時に、紙で整理されていた書類すべてが、データ化されるとすれば、移転後は大いに書類の管理が便利になることが期待できます。ちなみに、データ化にも種類がたくさんあります。単に、紙上のリストが電子化されるだけではなく、検索できるようにデータ化してもらえるサービスもあるので、業務の効率化にも役立ちます。